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A SERASA, serviço nacional de consulta a crédito e atendimento ao consumidor, introduziu, em seu setor de compras, o serviço de automação de processo Cotarys Marketing. A aplicação está sendo usada desde novembro de 2014 no departamento de compras para operação e gestão dos materiais de marketing cotados e adquiridos.

Em termos práticos, o Cotarys Marketing é um software “eProcurement”, ou seja, um sistema “cloud”, usado agora pelo departamento de compras que está dando à SERASA ganho de agilidade e redução de custos operacionais no processo de cotação e compras, além de mobilidade por permitir que as ações estratégicas sejam tomadas de qualquer lugar do mundo.

Basicamente, o conjunto de aplicações do Cotarys Marketing primam pela facilidade de uso e simplicidade, mediante as quais as áreas requisitantes da SERASA cotam de forma automática os trabalhos necessários com os fornecedores de material de marketing cadastrados para prestação de serviço.

Depois do cálculo da cotação, que é feito baseado nos cost-drivers dos próprios fornecedores, e que, por esse motivo, sempre aponta para o menor custo possível, basta que o setor de compras atue estrategicamente e selecione aquele que tem as melhores condições. Tudo via um portal online, o que permite a integração de demandas remotas com rapidez e segurança.

Além disso, por ser baseado na Web, é possível ao comprador realizar a aprovação dos trabalhos a partir de qualquer localidade, até mesmo através de um celular ou tablet. Da mesma forma, um fornecedor pode analisar uma cotação enviada e dar seu parecer.

O detalhe importante é que todos os dados ficam gravados no banco de informações na forma de histórico de operações, e podem ser resgatados através de relatórios gerados automaticamente. Além disso, oferece um poderoso recurso de aprovação online do gestor, baseado na prova digital incluída no sistema pelo fornecedor, bem como a possibilidade de acompanhar o status de impressão e prazo – tudo de modo remoto, através da Web.

Agilidade comprovada

Como os custos dos fornecedores já estão cadastrados, é possível ter um orçamento imediatamente, sem ter que esperar pela resposta deles.

Segundo Felipe Fonseca, do departamento de compras da SERASA Experian, em quase três meses de implantação, os resultados já podem ser notados: houve 70% de redução no tempo gasto entre a cotação e compra; redução de custos com compra de material em 15%, aliada a uma maior transparência no acesso e depuração das informações, que são totalmente rastreáveis.

“Basta que sejam inseridas as informações sobre o trabalho em demanda e o sistema calcula automaticamente quais os fornecedores que melhor atendem nossas necessidades. Isso é algo totalmente inovador, que muda a forma como empresas podem realizar cotações, ganhando agilidade e confiabilidade”, afirma Felipe.

Outro recurso destacado por Felipe é o nível de transparência e de qualidade de informações que o sistema oferece. “Quando optamos por fechar uma compra, além de acesso a informações de custos, também podemos obter uma avaliação realizada trabalho a trabalho de tudo o que o fornecedor em questão fez para nós”, afirma.

“Estamos muito satisfeitos em poder atender a um cliente como a Serasa. Sendo uma empresa que preza pela qualidade no atendimento e cujo principal ativo são os dados, temos certeza de que estamos no caminho certo ao conseguir fornecer uma ferramenta que proporcione segurança e redução de custos ao setor de compras”, disse Cleber Estevan, gerente da Cotarys.

Além da SERASA, outras grandes empresas nacionais, como a Vale e GSK, estão utilizando, com grande sucesso, o sistema.